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郑州大学举办国际会议的管理条例 (试行)

发布日期:2016-04-14

 

举办国际会议对于加强我校教师与国外的学术交流,宣传我校教育改革和科学研究的成果,提高我校的国际知名度,促进我校的教学、科研和科技产业的发展有着积极的作用。然而,举办国际会议,头绪繁多,涉及面广,影响重大,为加强对举办国际会议的管理,避免在举办国际会议时出现不应有的问题而造成不良影响,特制定以下管理条例:

一、举办国际会议应具备的条件:

1.筹备国际会议的学院(或单位)应在会议主题有关的领域内具有一定的工作基础,对内、对外有一定的影响;

2.会议主题要符合我国改革开放和教育、科研发展的需要;

3.凡属研讨性的国际会议,筹备单位应能组织一定数量和质量的学术论文;

4.筹备单位应与校有关部门共同筹划国际会议,妥善安排会议场所,食宿、交通及安全工作;

5.会议经费有保证。

  二、举办国际会议申报程序
 1.筹备国际会议的学院(或单位)应提前5个月或一年,就会议的主题、内容、目的、 规模、日期、经费来源及会务安排提出报告,由学院领导签署意见后交校国际交流与合作处;

 2.送审报告经国际交流与合作处会同科研处或哲学社会科学研究管理办公室审核,并报请校领导批准后,由国际交流与合作处行文向河南省教育厅呈文申报;

 3.举办会议的申请得到批准后,由国际交流与合作处通知有关学院(或单位),并将批文副本转送科研处或哲学社会科学研究管理办公室,并协助会议主办方为应邀参加会议的国外代表办理入境签证所需的有关文件。为此,会议的召集人应将与会的国外代表和港澳台代表的详细资料于会议召开前三个月交至学校国际交流与合作处;

 4.国外代表办理入境签证的材料经河南省外侨办审核批准后,由国际交流与合作处将国外代表办理入境签证的有效文件及加盖学校公章的"邀请通知书"邮寄代表本人;

 5.会议筹备单位在会议前应做好必要的准备工作,应会同科研处或哲学社会科学研究管理办公室、国际交流与合作处等部门就会议的议程及食宿、交通、安全、译等方面作出周密妥善的安排。如会议的级别较高,拟邀请省领导到会,须提前三周向校国际处申报,由国际处行文向河南省教育厅、河南省外侨办请示;

 6.会议举行后,会议主办单位应写出会议总结,一式两份分别送交校长办公室和国际交流与合作处,国际交流与合作处审定成文上报河南省教委厅。

  三、举办国际会议应注意的有关问题
 1.举办国际会议要从实际出发,从严掌握,积极举办对提高我校国际知名度和促进教学和科研的发展有重大意义的国际会议。会议的规模要适度,应本着“以我为主,为我所用,精心组织,讲求实效”的精神努力办好国际会议。

 2.举办各类国际会议都要首先从政治上权衡利弊。凡涉及重大敏感问题的国际会议;拟邀请非建交国家人士,国际知名人士,有特殊背景的人员等代表参加的国际会议,须严格按报批程序申报。未经批准,任何部门和单位都不得擅自筹备或对外承诺在郑州大学举办国际会议。对外方提议协办或联合主办的国际会议,如背景可疑,并带有对我不利的政治意图的,应予以拒绝。

 3.举办国际会议的申请获批准之前,举办单位可以以适当方式同外方交换意见,了解对方意向,但不得达成正式书面协议。有关单位未经归口管理部门的认可、同意或授权,不得自行与它国机构或国际组织联系筹划 举办国际会议;一般也不得接受外方设立会议常设机构的要求,如有必要,另案报批。

 4.与会外国人应在境外办妥来华入境手续,国际交流与合作处应适时凭批准举办会议的批复件与河南省外事侨务办公室落实与会外国人来华签证手续。

 5.举办会议的申请得到批准后,举办单位要组织力量对与会代表送交的论文进行认真审查,如发现内容有政治性错误应及时交涉,表明我立场观点,要求对方改正或取消论文在会上发表的资格。

 6.会议期间,我方与会代表要坚持内外有别原则,严格遵守保密制度,不得携带秘密文件、资料参加会议活动。我方与会代表发表的演讲、论文及提供的资料、数据及其内容均需符合可以公开的口径,不得泄露秘密。

 7.举办国际会议应厉行节约,严格按照有关规定,限定经费开支范围和开支标准,不得以盈利为目的。

 8.举办国际会议如需作新闻报道,应在申报内容中一并报批。

 

 

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